Примеры автоматизация  бизнес-процессов.

Для информационного обеспечения бизнес-процессов канала распределения и фирмы  мы предлагаем взаимодействующие решения: 

    • интернет - приложения  wеb-офиса - процессы канала и фирмы - маркетинг / продажа / закупка;
    • расширение функциональности системы ERP Navision -  процессы фирмы.  

Вариант таблицы описания группы бизнес-процессов закупок/продаж в канале:

1.участники

  • снабженец клиента
  • продавец поставщика
  • работники склада
  • руководители отделов
  • руководители фирм
  • бухгалтерия поставщика
  • перевозчики

2.системы

  • интернет
  • web-офис (модули В2В) 
  • е-почта
  • смс
  • ERP (Navision, iScalа, ...)
  • Excel, Word, ...

3.информация

  • акции и реклама дня
  • е-каталог товаров
  • бюджет и статистика
  • файл импорта заказа
  • складские запасы
  • задолженность расчетов
  • описания процессов
  • е-заказы в системе ERP

4.документы

  • квота согласования
  • ордер продаж
  • накладные склада
  • инвойс
  • листы контроля,упаковки
  • CMR
  • бюджет
  • е-рекламации
  • возврата товаров

5.шаги процессов

  • тестовая закупка
  • заключение договора
  • заказ, контроль
  • получение, обработка
  • анализ результатов
  • оценка и прогноз рынка
  • бюджетирование
  • описание  см. ниже;

 

Ниже приводится  вариант  экспресс - описания  шагов  бизнес-процессов  закупок/продаж, обеспечиваемых программным обеспечением систем ERP и е-офис (ЕО)

    • информационной поддержкой (пункт 3. информация) исполнителей процессов
    • фиксацией результата в информационном архиве и автоматически формируемых документах :

  • 1. вход в канал продаж   (ЕО+ERP)

  • 2. формирование заказа (ЕО)

  • 3. согласование заказа (ERP+ЕО)

  • 4. выполнение заказа (ERP+ЕО)

  • 5. контроль - клиент     (ЕО)

  • 6. контроль - поставщик (ERP+ЕО)

  • 7. обработка - клиент (ЕО+ERP)

  • 8. анализ                       (ЕО+ERP)

  • 9. бюджетирование (ЕО+ERP)

  • 10. взаимодействие (ЕО)


- поиск  в интернете потенциальным участником канала продукции для торговли:

- знакомство на сайте поставщика - владельца портала е-офиса с  

     - е-каталогом предлагаемых товаров;

     - условиями сотрудничества (1й частью) как клиента или франчайзи;

- ввод на сайте (по шаблонам) запроса сотрудничества, краткого описания фирмы и ее рынка;

- получение ответа, подготовка и заключение договора, регистрация в е-офисе;

- закупка товаров;

взаимодействие в канале через е-офис для увеличения прибыли и доли рынка; 


- выбор продукции снабженцем клиента канала - варианты:

- из   1) е-каталога   /   2) бюджета   /   3) статистики

-        4) заказа поддержания согласованных запасов, рассчитанного по договору е-офисом;

- или 5) импорт из подготовленного заранее файла в ERP клиента;

- контроль системой задолженности клиента и обеспеченности запроса складскими запасами;

- преобразование сформированной корзины в квоту системы ERP поставщика;

- оповещение системой участников сделки с помощью е-писем (или смс);

- сохранение заказа в рабочем архиве е-офиса для последующего контроля выполнения заказа;

- фиксация факта заказа в архиве событий канала в системе web-офиса;

- получение продавцом клиента информационного е-письма

- анализ продавцом поставщика 

     - задолженности клиента и выполнения им согласованного бюджета, 

     - обеспеченности запроса складскими запасами;

- корректировка квоты в случае необходимости  

- е-согласование с покупателем, включая дату отгрузки и прочее;

- преобразование квоты в согласованный ордер для последующего выполнения;

- создание заказа на транспортировку перевозчику канала и его е-согласование с ним;  


- создание из ордера заготовок накладных отгрузки, печать складских документов;

- отбор, контроль качества и упаковка товаров;

- взвешивание упакованного груза, обработка и печать накладных в системе ERP;

формирование документов отгрузки 

     -  инвойса, CMR и т.д. 

отгрузка товаров заказа

- посылка системой е-извещений клиенту и продавцу заказа

- обработка бухгалтерией оформленного документа инвойса в системе ERP;

 

- получение е-извещений о смене статуса заказа;

- анализ списков обрабатываемых заказов, их накладных (вес, объем,...) и событий;

- е-информирование о своей оценке событий и ситуации, замеченных отклонениях;

- контроль местонахождения груза, прогноз доставки и прочее;

- печать рабочих копий своих документов или экспорт их информации в файл для последующей обработки;

 

оценка реальных или возможных задержек в выполнении принятых заказов;

анализ других отклонений - цен, скидок, номенклатуры;

- формирование корректирующих решений с автоматической фиксацией отклонений для последующих итогов периода;

- оповещение персонала фирмы;

- согласование с клиентом;

 

- импорт файлов из е-офиса в свою ERP или складскую систему;

- обработка импортированного документа закупки товаров;

- формирование е-рекламации в е-офисе при обнаружении проблемных товаров;

- согласование в е-офисе претензий и последующих действий;

  

- анализ графический и табличный :

   - объема закупок товаров и оценки состояния рынка;

   - состояния расчетов между фирмами;

   - выполнения согласованного бюджета - оценка необходимости дополнительных мероприятий;

 

- предложение владельцу канала вариантов

   - совместных активностей на своем рынке;

   - новой продукции или ее модификаций для своего рынка;

  

- разработка в е-офисе на базе статистики закупок клиента и прогноза рынка варианта бюджета;

- согласование варианта бюджета между партнерами;

- формирование заказов из утвержденного бюджета;

- контроль выполнения бюджета;

 

Преимущества работы партнеров с бюджетом через е-офис:

- уменьшение затрат и складских запасов;

- повышение эффективности использования ресурсов фирмы и канала;

- оценка состояния и прогноз развития рынков канала - предпочтения, предложения, акции, ...;

- планирование совместных мероприятий на рынках канала;

- учет выполнения акций и оценка ее результатов;

- общее взаимодействие в е-офисе - обсуждение новых товаров, акций и прочее;

 

Преимущества взаимодействия через е-офис:

  - высокая скорость обмена вопросами и данными, уменьшение ошибок, сбоев и инцидентов;

  - доступный архив полной информации сотрудничества для 

        - себя и своего руководства, партнера и его руководства - 24 часа 7 дней недели из любой точки;

  - удобный документооборот в интернете;

  

Система управления ресурсами (ERP) автоматизирует обработку информации фирмы для следующих групп процессов:

1. закупка

  • анализ состояния заказов и задолженности
  • планирование и учет закупок товаров
  • номенклатура, поставщики, прайс-листы

2. управление складом

  • учет прихода и расхода по е-накладным
  • отчеты о запасах  и инвентаризация
  • расчет текущей себестоимости товаров

3. производство

  • формирование заказов
  • учет произведенных изделий
  • корректировка и списание компонентов
  • расчет себестоимости

4. продажа

  • анализ состояния заказов и задолженности
  • планирование и учет продаж товаров и услуг
  • номенклатура, клиенты, прайс-листы

5. финансы и пр.

  • обработка документов для Главной книги;
  • расчет налогов и файлы отчетности
  • предоставление баланса и прочих отчетов