Automatizācijas mērķi
Dokumentu formēšana un apstrāde:
Kontroles atvieglošana:
Piekļuves organizēšana pie informācijas:
- Dokumenta elektroniskas versijas izveidošana, rediģēšana un druka;
- Vien veida darba ar dokumentiem ievešana apakšvienībās;
- Kopējo dokumentu numurēšanu, kopējo sarakstu izmantošana u.t.t.;
- dokumentu plūsmas sakārtošana, izpildes kontroles nodrošināšana;
- Veidoto dokumenti darbietilpības samazināšana un kvalitātes paaugstināšana;
- Dokumentu informācijas ievešanas darba dublējumu izslēgšana;
Apakšvienībās dokumentu izpilde un pārvietošana
darbinieku un vadības savlaicīga informēšana par saņemtiem un izveidotiem dokumentiem,
Dokumentu zuduma izslēgšana, operatīva informācijas saņemšana par dokumenta
izpildes stāvokļa un atrāšanas vietu;
- Vadītas un kontrolētas personāla pieejas nodrošināšana pie dokumentiem;
- Centralizēta dokumentu un pavaddokumentu glabāšana elektroniska veida;
- Operatīvas meklēšanas atvieglošana, dokumentu atvasināšana pēc rekvizītu salikuma;
Automatizētas sistēmas iespējamas funkcijas:
Nodrošināšana
Reģistrēšana
Organizēšana
Saņemšana
Apstākļu izveidošana lai
Atbalsts
- Vienotas kārtas dokumentu darbs uzņēmuma un tas struktūrvienības;
- Projektu plānošana un vadīšana, ar to darbietilpības uzskaiti;
- Individuāla un kolektīva dokumentu sagatavošana;
- Unikālo numuri piešķiršana dokumentiem;
- Dokumentu apmaina starp darbiniekiem un struktūrvienībām;
- Dokumentu izmantošanas piekļuves tiesības, saglābšana, uzskaitēm un nosūtīšana;
- Izpildīšanas disciplīnas kontrole ar atgādinājumu izdošanas;
- Dokumentu pareizības un savlaicīgas izpildīšanas pārbaude;
- Izejošo un ienākošo dokumentu;
- Visus ienākošus dokumentus, kuri tiek adresēti valdei vai struktūrvienībām;
- Projektu un pārrunu, valdes uzdevumi un personāla pieteikumus;
- Dokumentu pārvietošana, ieskaitot virzienus, rezolūcijas, atskaites par izpildi, dokumentu saskaņošana;
- Līguma izpildes un slēgšanas procesu operatīvas kontroles;
- Darbinieku operatīva informēšana par valdes lēmumiem/uzdevumiem;
- Informācijas apmaina starp darbiniekiem un struktūrvienībām;
- Dokumentu kartiņas meklēšana pēc rekvizītu kopumā;
- Dokumentu elektronisko kopiju glābšana un kontrolēta piekļuve pie tiem;
- Uzņēmuma kontaktu Informatīvais atbalsts ar arējiem partneriem;
- Dokumentu arhivēšana un izņemšana no arhīva;
- Atskaites, pamatojoties uz dokumentu informācijas un izpildes stāvokļa;
- Ticīga informācija par dokumentu un uzdevumu stāvokļiem;
- Nodrošina ar informāciju uzņēmuma vadību;
- Vadības un lietvedības darbietilpības procesu samazināšana;
- Grupveida darbu ar dokumentiem;
- Attālināta piekļuve pie dokumentiem izmantojot interneta tehnoloģijas;
Programatūru saraksts, kuri mēs lietojam lietvedības automatizēšanai:
ERP MS Navision
MS SharePoint
MS Word
MS PowerPoint
MS Outlook
IntraNav
- Dokumentu apstrāde un formēšana;
- Dokumentu informācijas izmantošana;
- Sludinājumu dēlis;
- Uzdevumi, kalendāri
- Dokumentu saraksti;
- Grupveida dokumentu izrāde;
- Dokumentu izveide SharePoint vide ar versijas vešanu un izmainu informēšanu;
- Biznesa-procesu shēmu izveidošana dokumentēšanai, uzlabošanai, pielietojot tas personāla apmācībai;
- Paziņojumu un atgādinājumu saņemšana un nosūtīšana par dokumentu plūsmas procesu caur MS Outlook ;
- Procesu dispečerizācija;
- datu ievade,
- dokumentu druka un izveidošana,
- Informācijas un procesu stāvokļa kontrole;
- Dokumentu elektronisko kopiju izmantošana caur internetu;