Automatizācijas mērķi

  • Dokumentu formēšana un apstrāde:

  • Kontroles atvieglošana:

  • Piekļuves organizēšana pie informācijas:


- Dokumenta elektroniskas versijas izveidošana, rediģēšana un druka;  

- Vien veida darba ar dokumentiem ievešana apakšvienībās;  

- Kopējo dokumentu numurēšanu, kopējo sarakstu izmantošana u.t.t.;  

- dokumentu plūsmas sakārtošana, izpildes kontroles nodrošināšana;  

- Veidoto dokumenti darbietilpības samazināšana un kvalitātes paaugstināšana;

- Dokumentu informācijas ievešanas darba dublējumu izslēgšana;

Apakšvienībās dokumentu izpilde un pārvietošana

darbinieku un vadības savlaicīga informēšana par saņemtiem un izveidotiem dokumentiem,

Dokumentu zuduma izslēgšana, operatīva informācijas saņemšana par dokumenta

izpildes stāvokļa un atrāšanas vietu;



- Vadītas un kontrolētas personāla pieejas nodrošināšana pie dokumentiem;  
- Centralizēta dokumentu un pavaddokumentu glabāšana elektroniska veida;  
- Operatīvas meklēšanas atvieglošana, dokumentu atvasināšana  pēc rekvizītu salikuma;

 

 Automatizētas sistēmas iespējamas funkcijas:

  • Nodrošināšana

  • Reģistrēšana

  • Organizēšana

  • Saņemšana

  • Apstākļu izveidošana lai

  • Atbalsts


- Vienotas kārtas dokumentu darbs uzņēmuma un tas struktūrvienības; 

- Projektu plānošana un vadīšana, ar to darbietilpības uzskaiti; 

- Individuāla un kolektīva dokumentu sagatavošana; 

- Unikālo numuri piešķiršana dokumentiem; 

- Dokumentu apmaina starp darbiniekiem un struktūrvienībām;
- Dokumentu izmantošanas piekļuves tiesības, saglābšana, uzskaitēm un nosūtīšana; 

- Izpildīšanas disciplīnas kontrole ar atgādinājumu izdošanas; 

- Dokumentu pareizības un savlaicīgas izpildīšanas pārbaude;


- Izejošo un ienākošo dokumentu; 

- Visus ienākošus dokumentus, kuri tiek adresēti valdei vai struktūrvienībām;
- Projektu un pārrunu, valdes uzdevumi un personāla pieteikumus;
- Dokumentu pārvietošana, ieskaitot virzienus, rezolūcijas, atskaites par izpildi, dokumentu saskaņošana;


- Līguma izpildes un slēgšanas procesu operatīvas kontroles; 

- Darbinieku operatīva informēšana par valdes lēmumiem/uzdevumiem;
- Informācijas apmaina starp darbiniekiem un struktūrvienībām; 

- Dokumentu kartiņas meklēšana pēc rekvizītu kopumā; 

- Dokumentu elektronisko kopiju glābšana un kontrolēta piekļuve pie tiem;
- Uzņēmuma kontaktu Informatīvais atbalsts ar arējiem partneriem;

- Dokumentu arhivēšana un izņemšana no arhīva;


- Atskaites, pamatojoties uz dokumentu informācijas un izpildes stāvokļa;

- Ticīga informācija par dokumentu un uzdevumu stāvokļiem;

- Nodrošina ar informāciju uzņēmuma vadību; 

- Vadības un lietvedības darbietilpības procesu samazināšana;


- Grupveida darbu ar dokumentiem; 

- Attālināta piekļuve pie dokumentiem izmantojot interneta tehnoloģijas;

 

 Programatūru saraksts, kuri mēs lietojam lietvedības automatizēšanai:

  • ERP MS Navision

  • MS SharePoint

  • MS Word

  • MS PowerPoint

  • MS Outlook

  • IntraNav


- Dokumentu apstrāde un formēšana; 


-  Dokumentu informācijas izmantošana;


- Sludinājumu dēlis; 

- Uzdevumi, kalendāri

- Dokumentu saraksti; 

- Grupveida dokumentu izrāde;


- Dokumentu izveide SharePoint vide ar versijas vešanu un izmainu informēšanu;

- Biznesa-procesu shēmu izveidošana dokumentēšanai, uzlabošanai, pielietojot tas personāla apmācībai;

- Paziņojumu un atgādinājumu saņemšana un nosūtīšana par dokumentu plūsmas procesu caur MS Outlook ;

- Procesu dispečerizācija; 

- datu ievade,
- dokumentu druka un izveidošana,
- Informācijas un procesu stāvokļa kontrole; 

- Dokumentu elektronisko kopiju izmantošana caur internetu;